禅とファイルとフォルダの組織の芸術

あなたのデスクトップはきちんとしたものですか、それともあなたはそれを見るのが怖いほどたくさんのアイコンがあふれていますか?タスクが巨大すぎる、または厄介なために編成を延期した場合、またはどこから開始するのかわからない場合は、デジタルファイリングシステムの熟練を得るための40のヒントがあります。

ファイルやフォルダを整理したい読者や、既に整理されていれば、整理整頓のための完全なガイド、可能なすべてのヒントを網羅した包括的な記事あなたは欲しいかもしれません。

あなたのコンピュータが整理されていないという兆候

お使いのコンピュータが混乱している場合、おそらくそれはすでに認識しているでしょう。しかし、あなたがそうでない場合に備えて、ここにいくつかの告知のサインがあります

しかし、始める前に、ここにいくつかの簡単なメモがあります

記事の最後に、読者の方々にあなたの組織のヒントをお聞きします。

いくつかについては、この質問に対する答えは自明である。しかし、強力なデスクトップ検索ソフトウェア(Windows VistaやWindows 7のスタートメニューに組み込まれている検索機能、Googleデスクトップ検索などのサードパーティ製のプログラム)の時代には、この質問に尋ねて回答する必要があります。

私は彼が作成、受信、またはダウンロードしたすべてのファイルを自分のマイドキュメントフォルダに入れて、サブフォルダにファイルをまったく登録しないという友人がいます。彼は自分のWindowsオペレーティングシステムに組み込まれている検索機能を利用して、探しているものを見つけるのを手助けします。そして彼はいつもそれを見つけます。彼は検索侍です。彼のために、ファイリングは人生を楽しむために費やされる貴重な時間の無駄です!

それに従うことが魅力的です。そのような優れた検索ソフトウェアが利用可能になったときに、ハードディスクの整理に時間をかけるのはなぜでしょうか?もしあなたが所有しているファイルで何とかしたいことがあれば、それを個別に見つけて開くことです(リスニングや編集などのために)、組織の廃止を心配する理由はありません。しかし、デスクトップ検索ソフトウェアでは達成できない一般的なタスク

最後に、もしあなたが単に整理され、整頓され、注文されている(私!私!)喜んでいる人なら、あなたは理由も必要ない。混乱していることは、考えられないことです。

ここでは、組織化の方法に関する40のヒントを紹介します。または、既に組織されている場合は、より整理されたものになります。

ヒント#1。組織のシステムを慎重に選択する

ほとんどの人が組織化されていない理由は、時間がかかるということです。そして最初に時間がかかることは、組織の体系を決めることです。これは常に個人の好みの問題であり、ウェブサイトのオタクがあなたに伝えることではありません。自分の脳がどのように組織化されているかに基づいて、自分のシステムを常に選択する必要があります(実際には、あなたの脳が実際に組織化されているという前提です)。

私たちはあなたに指示することはできませんが、提案をすることができます

マークは私が作成したファイル、VCは私の会社で作成したファイル(バーチャルクリエーション)、その他は私の友人や家族が作成したファイル用、その他の世界はデータ、設定ファイルは設定ファイル私のインストールされたソフトウェアのための他のプログラムデータファイル(詳細は以下のヒント#34を参照)。

これにいくつかの考えを入れてください。不完全であることが判明したときにそれを変更することは、大した面倒です!システムを実装する際に問題が発生する前に、所有しているファイルの幅広いセクションを調べて、システム内にすばらしい論理的な場所を見つけることができるかどうかを確認してください。

ヒント#2.あなたのシステムを決めるときは、それに固執してください!

システムを作成してすべてのファイルをファイリングするのではなく、新しいファイルを作成、受信、またはダウンロードするたびに、デスクトップにダンプするだけです。永遠に訓練される必要があります!あなたが手に入れるたびに、新しいファイルがあります。それ以外の場合は、1〜2ヶ月で、以前よりも悪化します。ファイルの半分は組織化され、半分は混乱します。どちらがどちらであるかは分かりません。

ヒント#3:構造のルートフォルダを慎重に選択する

自分が作成した、または自分にとって重要なすべてのデータファイル(文書、写真、音楽ファイルなど)は、どこから来ても、1つのフォルダ内にあり、1つのフォルダはルートあなたのCドライブの(C:\のサブフォルダとして)。言い換えれば、 “My Documents”のような標準的なフォルダにフォルダ構造を置かないでください。そうした場合は、オペレーティングシステムのエンジニアに任せて、どのフォルダ構造が最適かを判断します。そして、すべてのオペレーティングシステムには異なるシステムがあります! Windows 7では、ファイルはC:\ Users \ YourNameにあり、Windows XPではC:\ Documents and Settings \ YourName \ My Documentsでした。 UNIXシステムでは、/ home / YourNameがよく使われます。

これらの標準の既定のフォルダは、重要ではない迷惑ファイルとフォルダでいっぱいになる傾向があります。 「マイドキュメント」は最悪の犯罪者です。インストールするソフトウェアの2番目の部分は、「My Documents」フォルダに独自のフォルダを作成するのが好きなようです。これらのフォルダは、通常、組織構造内に収まらないため、使用しないでください。実際には、「My Documents」フォルダをまったく使用しないでください。それが迷惑メールでいっぱいになるのを許して、それを単に無視してください。それは異端的ですが、あなたの「マイドキュメント」フォルダを訪れてはいけません! “マイドキュメント”へのあなたのアイコン/リンクを削除し、あなたが作成したフォルダへのリンクで置き換えてください!

一から自分のファイルシステムを作成してください!おそらくあなたのD:ドライブにそれを置くのに最適な場所があります。このように、すべてのファイルは1つのドライブに保存され、すべてのオペレーティングシステムとソフトウェアコンポーネントファイルはC:ドライブに保存されます。その利点は深遠です。明らかに組織上の利点があるだけでなく(下記のヒント10を参照)、データを新しいコンピュータに移行する場合、D:ドライブのプラグを抜き、D:ドライブとしてプラグインすることができます新しいコンピュータ(これは、D:ドライブが実際には別の物理ディスクであり、C:と同じディスク上のパーティションではないことを意味します)。わずかなスピードの向上も得られます(C:ドライブとD:ドライブが別々の物理ディスクにある場合のみ)。

警告:以下のヒント#12から、所有しているすべてのコンピュータに同じファイルシステム構造(所蔵されているドライブを含む)を正確に保存することをお勧めします。したがって、自分のファイルのストレージシステムとしてD:ドライブを使用する場合は、所有するすべてのコンピュータでD:ドライブを使用できることを確認してください。そのことが保証できない場合は、D:ドライブにファイルを保存するのに巧妙な奇妙なトリックを使用することはできますが、C:ドライブを介してすべてのファイルにアクセスできます(下記のヒント#17を参照)。

ハードディスク(C :)が1つしかない場合は、C:\ Filesのようなすべてのファイルを含む専用のフォルダを作成します。フォルダの名前は重要ではありませんが、短い単語にしてください。

これにはいくつかの理由があります

あなたのファイルがどこに行くべきかを決めたら、そこにすべてのファイルを置く – すべて!オペレーティングシステムによって作成された標準の既定のフォルダ(「My Music」、「My Pictures」など)を完全に無視します。実際には、実際にはそれらのフォルダの多くを自分の構造に再配置することができます(詳細は下のヒント#6を参照してください)。

すべてのデータファイル(ドキュメント、写真、音楽など)とすべての設定をそのフォルダに完全に収めれば、上記のすべての作業をより簡単に実行できます。

これが完了し、すべてのファイルが1つのフォルダに保存されると、C:\の他のすべてのフォルダは「オペレーティングシステム」フォルダと考えることができ、したがって日々の関心はほとんどありません。

ここに、うまく整理されたC:ドライブのスクリーンショットがあります。そこにはすべてのユーザーファイルが\ Filesフォルダ内にあります

ヒント#4.サブフォルダを使用する

これは私たちの最も簡単で最も明白なヒントになるでしょう。ほとんど言わない。あなたが決定した組織システム(ヒント#1を参照)は、ファイルのサブフォルダを作成する必要があります。定期的にフォルダを作成するのに慣れてください。

ヒント#5。奥行きを気にしないでください

必要な数のサブフォルダを作成します。怖くないでください。関連ファイルのセットをサブフォルダにグループ化する機会があるたびに、それを実行してください。例としては、1つの音楽CDのすべてのMP3、1つの休日のすべての写真、または1つのクライアントのすべての文書が含まれます。

C:\ Files \ Me \ From Others \ Services \ WestCo Bank \ Statements \ 2009というフォルダにファイルを置いても問題ありません。それはわずか7レベルです。 10レベルは珍しくありません。もちろん、これをあまりにも遠くにすることは可能です。 1つのファイルだけを保持するサブフォルダを作成したことに気がついたら、おそらく少し熱心になりました。一方、単に2つのレベル(たとえばC:\ Files \ Work)で構造を作成すると、6つのファイルしか所有していなければ、実際にはどのレベルの組織も達成できませんでした。あなたの「仕事」フォルダは、あなたのデスクトップのように、おそらく数百ものファイルを含むダンピング地になります。

ヒント#6.標準のユーザーフォルダを自分のフォルダ構造に移動する

Windowsを含むほとんどのオペレーティングシステムでは、ユーザーごとに一連の標準フォルダが作成されます。これらのフォルダは、ドキュメント、音楽ファイル、デジタル写真、ダウンロードされたインターネットファイルなどのファイルのデフォルトの場所になります。 Windows 7では、以下の完全な一覧が表示されます

これらのフォルダの中には、決して使用しないものもあります(Internet Explorerをブラウザとして使用していない場合は、お気に入りフォルダなど)。それらはあなたがどこにいるかを残すことができます。しかし、重要なファイルを保存するために、他のフォルダのいくつかを使用している可能性があります。たとえあなたがそれらを使用していなくても、Windowsは多くの種類のファイルのデフォルトの格納場所として扱います。標準のファイルタイプを保存すると、自分のファイル構造に含まれていないフォルダに自動的に保存するように迷惑を掛けることがあります。

しかし、単純な解決策があります:あなたが気にするフォルダを自分のフォルダ構造に移動してください!そうすると、次回に対応するタイプのファイルを保存するときに、移動した新しい場所にファイルを保存するように求められます。

フォルダの移動は簡単です。それらを新しい場所にドラッグアンドドロップするだけです。ここでは、デフォルトのマイミュージックフォルダを自分のパーソナルフォルダ(マーク)に移動するスクリーンショットを示します。

ヒント#7。ファイルとフォルダのインテリジェントな名前付け

これはほとんど言わないことですが、とにかく言います:Document1.docのような無意味な名前のファイルや、New Folder(2)という名前のフォルダは作成しないでください。その余分な20秒を取って、ファイル/フォルダの意味のある名前を思いついてください。名前の内容全体を繰り返さずにその内容を正確に漏らすものです。

ヒント#8。長いファイル名に注意してください

フォルダ階層に十分な深さをまだ作成していないかどうかを確認するもう1つの方法は、ファイルに実際に長い名前が必要なことが多いことです。ジョンソン・セールス・フィギュアMarch 2009.xls(Abercrombie Budget Report 2008.xlsと同じフォルダに存在する可能性があります)というファイルを呼び出す必要がある場合は、最初のファイルを作成するためにいくつかのサブフォルダを作成することもできます単にMarch.xlsと呼ばれ、Clients \ Johnson \ Sales Figures \ 2009フォルダに入っています。

うまく配置されたファイルには簡単なファイル名だけが必要です。

ヒント#9。ショートカットを使用してください!どこにでも!

これは、おそらく最も有用で重要なヒントです。ショートカットを使用すると、ファイルを一度に2つの場所に置くことができます。

なぜあなたはそれを望んでいますか?さて、今日の市場で普及しているすべてのオペレーティングシステムのファイルとフォルダ構造は階層的です。これは、すべてのオブジェクト(ファイルとフォルダ)が常に正確に1つの親フォルダ内に存在することを意味します。それは木のようです。ツリーにはブランチ(フォルダ)とリーフ(ファイル)があります。それぞれのリーフと各ブランチは、ツリーのルート(まさにC:\がC:ドライブの “ルートフォルダ”と呼ばれている理由です)に至るまで、まさしく1つの親ブランチによってサポートされています。

このようにハードディスクが構成されていることは明らかであり、必要でさえあるかもしれませんが、データを整理する唯一の方法です。他にも、リレーショナルデータベースは、構造化されたデータをまったく違った形で整理します。階層的ファイリング構造の主な制限は、ファイルが一度に1つのフォルダ内のツリーの1つのブランチにしか存在できないことです。なぜこれが問題なのですか?この制限がコンピュータユーザーにとって問題である主な理由は2つあります

幸運なことに、Windows(および他のほとんどのオペレーティングシステム)は、これを行う方法を提供しています。「ショートカット」(Macでは「エイリアス」、UNIXシステムでは「シンボリックリンク」とも呼ばれます)と呼ばれています。ショートカットを使用すると、ある場所にファイルが存在することができます。また、作成するファイルを表すアイコンを他の場所に置くこともできます。実際には、このようなアイコンを十数個作成してハードディスク全体に散らすことができます。これらのアイコン/ショートカットのいずれかをダブルクリックすると、元のファイル自体をダブルクリックしたように、元のファイルが開きます。

次の2つのアイコンを考えてみましょう

左側のものは実際のWord文書で、右側のものはWord文書を表すショートカットです。いずれかのアイコンをダブルクリックすると、同じファイルが開きます。アイコン間には主に2つの視覚的な違いがあります

実際のデータを失うことなく、いつでもショートカットを削除できます。オリジナルはそのままです。あなたが失うのは、ショートカットがあった場所からそのデータにアクセスする能力だけです。

では、なぜショートカットはすばらしいのですか?階層化されたファイルシステムの主な制限を容易に克服し、同時に2つ(またはそれ以上)の場所にファイルを置くことができるためです。あなたは常にあなたの組織上の理論的根拠に反するものではなく、1つの場所にしか提出することができないファイルを持っています。彼らは2つの場所に存在することを要求する。ショートカットはこれを可能にします!さらに、最も頻繁に開いているファイルとフォルダをまとめて1つの場所に集めて、便利なアクセスを可能にします。クールな部分は、元のファイルが完全に組織化された場所に永遠に安全な場所にとどまることです。

したがって、最も頻繁に開いているファイルのコレクションは、ショートカットのコレクションになることができます。

あなたがまだショートカットの有用性を確信していないなら、典型的なWindowsコンピュータの以下のよく知られた分野を考えてみましょう

これらの各領域の各項目はショートカットです!これらの各領域は、1つの目的にのみ存在します。便宜上、最も頻繁にアクセスするファイルとフォルダのコレクションを提供します。

ショートカットは1つの目的のために設計されていることがすぐに分かるはずです。ファイルへのアクセスをより便利にする。ショートカットをダブルクリックするたびに、そのショートカットが表すファイル(またはフォルダ、プログラム、ドライブ、またはコントロールパネルのアイコン)を探し出す手間が省けます。

ショートカットを使用すると、ファイルとフォルダの構成に関する黄金のルールを発明することができます

“これまでに1つのファイルのコピーを1つしか持っていない – 同じファイルの2つのコピーを持つことはありません。代わりにショートカットを使用してください ”

(このルールは、バックアップ目的で作成されたコピーには当てはまりません)。

「ファイルを作業領域に移動しないでください。代わりにショートカットを作成してください」、および「ファイルを見つけるのにどれくらいの時間がかかり、いつでもファイルにショートカットを作成できます。ショートカットを便利な場所に配置してください。

どのようにこれらの非常に便利なショートカットを作成するには?主な方法は2つあります

ショートカットが作成されるとき、それらはしばしばショートカットをBudget Detail.doc(Windows XP)またはBudget Detail – Shortcut.doc(Windows 7)のような名前にします。これらの余分な単語が気に入らない場合は、作成したショートカットの名前を簡単に変更したり、最初に余分な単語を挿入しないようにWindowsを設定することができます(この方法についての記事を参照)。

もちろん、ファイルだけでなく、フォルダへのショートカットも作成できます!

結論

好きな場所からアクセスしたいファイルがある場合(便利なのか、それとも単に2つの場所にあるのかにかかわらず)、新しい場所にある元のファイルへのショートカットを作成します。

ヒント#10。アプリケーションファイルとデータファイルの分離

どのデジタル組織の指導者もこのルールをあなたに伝えます。アプリケーションファイルは、インストールしたソフトウェアのコンポーネントです(Microsoft Word、Adobe Photoshop、Internet Explorerなど)。データファイルは、そのソフトウェアを使用して自分で作成したファイル(Word文書、デジタル写真、電子メール、再生リストなど)です。

ソフトウェアは常にインストールされ、アンインストールされ、アップグレードされます。うまくいけば、元のインストールメディア(またはダウンロードしたセットアップファイル)を常に安全な場所に保管しておいて、いつでもソフトウェアを再インストールすることができたら幸いです。これは、ソフトウェアコンポーネントファイルがほとんど重要でないことを意味します。そのソフトウェアで作成したファイルは、定義上重要です。重要でないファイルを重要なファイルから常に分離することは良いルールです。

だからあなたのソフトウェアは、あなたが作成したばかりのファイルを保存するかどうかを尋ねるときに、しばらく時間をとり、ファイルを保存することを示唆している場所を確認します。あなたがソフトウェア自体と同じフォルダにファイルを保存することを示唆しているなら、間違いなくその提案に従わないでください。自分のフォルダにファイルしてください!実際には、ファイルがデフォルトで保存される場所(ある場合)を決定し、変更するプログラムの構成オプションが見つかるかどうかを確認してください。

ヒント#1 1.ファイルタイプではなく目的に基づいてファイルを整理する

たとえば、Work \ Clients \ Johnsonというフォルダがあり、そのフォルダ内にWord文書とスプレッドシートという2つのサブフォルダがある場合(つまり、 “.doc”ファイルと “.xls”ファイルを分離している場合)、あなたが最適に編成されていない可能性があります。ファイルを作成したプログラムに基づいてファイルを整理するのはほとんど意味がありません。代わりに、ファイルの目的に基づいてサブフォルダを作成します。たとえば、Correspondence and Financialsと呼ばれるサブフォルダを作成する方が理にかなっています。特定のサブフォルダ内のすべてのファイルが同じファイルタイプである可能性がありますが、これは偶然であり、組織システムの設計機能のほうが少ないはずです。

ヒント#12。すべてのコンピュータで同じフォルダ構造を維持する

つまり、作成する組織システムが何であれ、可能なすべてのコンピュータに適用します。これにはいくつかの利点があります

これは、ファイルが保存されているドライブにも適用されます。あなたのファイルが1台のコンピュータのC:に保存されている場合は、すべてのコンピュータのC:に保存されていることを確認してください。そうしないと、ショートカット、プレイリスト、リンクされたファイルがすべて停止します。

ヒント#13。 “受信トレイ”フォルダを作成する

現在作業しているファイル、またはまだファイルを提出していないすべてのファイルを保存するフォルダを自分で作成します。このフォルダをあなたの「予定」リストと考えることができます。 「受信ボックス」(メールシステムと同じメタファーにする)、「仕事」、「To-Do」、「スクラッチ」などの名前を使用することができます。それはあなたが何を呼んでも問題ではありません – ただあなたが持っていることを確認してください!

ファイルの作業が終了したら、それを「受信トレイ」から組織構造内の正しい場所に移動します。

この「受信トレイ」フォルダとしてデスクトップを使用することができます。間違いなく、ほとんどの人はそうします。このようなファイルを置くのは悪いことではありませんが、注意してください:あなたのデスクトップがあなたの「to-do」リストを表していると判断した場合は、そこに他のファイルがないことを確認してください。言い換えれば、デスクトップやそれ以外の場所にある「受信トレイ」には、そこに属していない迷惑行為のないファイルがないことを確認してください。

このフォルダはどこに置くべきですか?それは定義上、ファイルシステムの残りの構造の外にありますか?さて、何よりも先に、それはどこか便利でなければなりません。これは、最も訪問されたフォルダの1つになるため、利便性が重要です。デスクトップに置くことは素晴らしいオプションです。特に、デスクトップに他のフォルダがない場合は、フォルダがWindowsエクスプローラで非常に簡単に見つかります

その後、このフォルダのショートカットをコンピュータ上の便利な場所(「お気に入りのリンク」、「クイック起動」など)に作成します。

ヒント#14:「受信トレイ」フォルダが1つしかないことを確認する

“Inbox”フォルダを作成したら、 “To-doリスト”として他のフォルダの場所を使用しないでください。受信または作成したすべてのファイルを作成/受信するたびに受信トレイフォルダにスローします。これにより、コンピュータの残りの部分は初期状態で無作為に作成またはダウンロードされた迷惑メールから解放されます。最後に、複数のフォルダをチェックして、現在のすべてのタスクとプロジェクトを表示します。それらをまとめて1つのフォルダにまとめます。

1つの受信トレイしか持たないようにするためのヒントを紹介します

(受信トレイフォルダは右下隅にあります)

ヒント#15。あなたの “受信トレイ”フォルダをクリアすることに注意してください

これは組織的な滞在の鍵の1つです。あなたの “受信トレイ”がオーバーフローする(つまり、そこに30個以上のファイルやフォルダが存在するようにする)なら、おそらくあなたは圧倒されているように感じるでしょう。 to-doリスト。受信トレイが特定のポイント(約30ファイル、研究が表示されている)を超えたら、それを避けるようになります。あなたはファイルをそこに置いても構いませんが、あなたはそれを見るのが怖いでしょう。

それで、あなたができることはここにあります

ヒント#16。すぐにすべてをファイル化し、アクティブなプロジェクトにショートカットを使用する

新しいファイルを作成、受信、またはダウンロードするとすぐに、「正しい」フォルダに保存してください。それから、すぐに作業する必要があるときはいつでも、あなたの「受信トレイ」(「やるべきこと」)フォルダまたはデスクトップにショートカットを作成します。そうすれば、すべてのファイルが常に正しい場所にありますが、現在のアクティブなファイルにすぐにアクセスできます。ファイルの作業が終了したら、ショートカットを削除するだけです。

理想的には、 “Inbox”フォルダ(デスクトップ)には実際のファイルやフォルダは含まれていないはずです。ショートカットを入れるだけです。

ヒント#17:ディレクトリシンボリックリンク(またはジャンクション)を使用して1つの統合フォルダ構造を維持する

このヒントを使用して、組織構造を作成するときに実行できる潜在的な問題を取り上げることができます。これは、コンピュータに複数のドライブ(C :, D :,など)があるという問題です。スペース上の理由からD:ドライブに保存する必要のあるファイルがありますが、C:ドライブに組織化されたフォルダ構造(またはその逆)を設定したい場合もあります。

選択した組織構造によって、すべてのファイルにC:ドライブからアクセスする必要があることが指示されることがあります(たとえば、すべてのファイルのルートフォルダはC:\ Filesのようになります)。それでもまだD:ドライブがあり、それが提供する数百のスペアギガバイトを利用したいと考えています。ファイルをD:ドライブに保存し、C:ドライブのようにアクセスすることは実際に可能であることを知っていますか?そして、いいえ、ここではショートカットについては言及していません(概念は非常に似ていますが)。

シェルコマンドmklinkを使用すると、基本的に1つのドライブに存在するフォルダを作成し、別のドライブにエイリアスを作成できます(mklinkでそれ以上のことができます)。専用記事)。これらのエイリアスは、ディレクトリシンボリックリンクと呼ばれます(そして、これはジャンクションとして知られていました)。それらを「仮想」フォルダと考えることができます。それらは物理的に別の場所にある以外は、通常のフォルダとまったく同じように機能します。

たとえば、D:ドライブ全体に完全な組織ファイル構造が含まれていても、C:ドライブのC:\ Filesのようにすべてのファイルを参照する必要があるとします。その場合、C:\ Filesをディレクトリシンボリックリンク(D:へのリンク)として作成すると、次のようになります

mklink / d c:\ files d:\

または、D:ドライブに保存したいファイルのみがムービーコレクションである可能性があります。 D:ドライブのルートにあるすべてのムービーファイルを見つけて、次のようにC:\ Files \ Media \ Moviesにリンクすることができます

mklink / d c:\ files \ media \ movies d:\

(言うまでもなく、コマンドプロンプトからこれらのコマンドを実行する必要があります。開始ボタンをクリックし、cmdと入力してEnterキーを押します)

ヒント#18.フォルダアイコンをカスタマイズする

これは厳密には組織のヒントではありませんが、各フォルダに固有のアイコンを使用することで、どのフォルダがどのフォルダであるかをより迅速に視覚的に特定できるため、ファイルを見つける時間を節約できます。下の例は、(インターネットからダウンロードしたすべてのファイルを含むmyフォルダから)

フォルダアイコンを変更する方法については、テーマに関する専用の記事を参照してください。

ヒント#19。ちょっとしたスタートメニュー

Windowsのスタートメニューは、通常、どのWindowsコンピュータでも最も難しい部分の1つです。あなたがインストールするすべてのプログラムは、このメニューにアイコンを配置するために全く異なるアプローチを採用しているようです。プログラムのアイコンを1つだけ入れるだけのものもあります。他の人は、ソフトウェアの名前に基づいてフォルダを作成します。また、他の人は、ソフトウェア製造元の名前に基づいてフォルダを作成します。それは混乱し、実行したいソフトウェアを見つけることが難しくなります。

ありがたいことに、クイック起動、Superbar、または固定スタートメニュー項目など、便利なオペレーティングシステム機能を備えたこの混乱を避けることができます。

それでも、それはスタートメニュー自体の邪魔になり、それを良いものにするのは非常に意味があります。本当に決定する必要があるのは、アプリケーションをどのように整理するかだけです。アプリケーションの目的に基づく構造は明らかな候補です。以下はそのような構造の例です

この構成では、ユーティリティとは、コンピュータ自体をスムーズに稼働させる(構成ツール、バックアップソフトウェア、Zipプログラムなど)ジョブのソフトウェアを意味します。アプリケーションとは、マルチメディア、グラフィックス、インターネットなどの見出しに適合しない生産性ソフトウェアを指します。

あなたが気づいていない場合は、スタートメニューのすべてのアイコンがショートカットで、他のショートカット(コピー、移動、削除など)と同様に操作できます。

Windowsのスタートメニュー(すべてのバージョンのWindows)では、スタートメニューショートカットを格納する2つの並列フォルダ構造が存在するとMicrosoftは判断しました。 1つはあなた(コンピュータのログインユーザー)で、もう1人はコンピュータのすべてのユーザーです。 2つの並列構造を持つことはしばしば冗長です。コンピュータの唯一のユーザーであれば、2つの並列構造を持つことは完全に冗長です。複数のユーザーが定期的にコンピュータにログインしていても、インストールされているソフトウェアのほとんどはすべてのユーザーが使用できるようにする必要があります。したがって、スタートメニューの「ちょうど」バージョンから「すべて」ユーザー “領域。

スタートメニューを制御して整理を開始できるようにするには、スタートメニュー(両方のバージョン)を構成する実際のフォルダとショートカットファイルにアクセスする方法を知る必要があります。これらのフォルダとファイルを見つけるには、[スタート]ボタンをクリックし、[すべてのプログラム]テキストを右クリックします(Windows XPの場合は、[スタート]ボタンを右クリックします)

「開く」オプションは、「すべてのユーザーを開く」オプションが「すべてのユーザー」バージョンを参照する間、「開始」メニューの「ちょうどあなた」のバージョンを指します。整理したいものをクリックしてください。

Windowsエクスプローラウィンドウが開き、選択したバージョンのスタートメニューが選択されます。そこから簡単です。 「プログラム」フォルダをダブルクリックすると、すべてのフォルダとショートカットが表示されます。これで、削除/名前の変更/移動ができます。

注:スタートメニューを再編成するときに、2つのエクスプローラウィンドウを同時に開くことができます.1つは「あなただけ」のバージョンを示し、もう1つは「すべてのユーザー」のバージョンを示します。ウィンドウ間でドラッグアンドドロップすることができます。

ヒント#20。あなたのスタートメニューをきれいに保つ

あなたが完全に整理されたスタートメニューを持っているなら、それをそんな風に保つことについてちょっと注意してみてください。新しいソフトウェアをインストールするたびに、作成されるアイコンは組織構造にほとんど違反します。

したがって、スタートメニューを素早く素早く保つために、新しいソフトウェアをインストールするたびに以下を実行するようにしてください

また、ソフトウェアをアンインストールすると、そのソフトウェアのアンインストールルーチンはもはやスタートメニューからソフトウェアのアイコンを削除することができなくなるため(移動したり名前を変更したため)、そのアイコンを手動で削除します。

ヒント#21。きちんとしたC:\

C:ドライブのルート(C:\)は、コンピュータのユーザーとコンピュータにインストールされたソフトウェアの両方によるファイルとフォルダの一般的なダンプです。それは混乱になることがあります。

最近はC:\にインストールする必要があるソフトウェアはほとんどありません。それはC:\ Program Filesにインストールすることができ、インストールする必要がある時間の99%です。あなた自身のファイルについては、他の場所に格納できる(そしてほとんどの場合は)必要があることは明らかです。

理想的な世界では、C:\フォルダは次のようになります(Windows 7の場合)

C:\には、Windows仮想メモリファイルpagefile.sys、ブートローダファイルbootmgr、システムボリューム情報フォルダなど、通常は意図的に「隠されている」システムファイルとフォルダが存在することに注意してください。これらのファイルとフォルダを隠すことは、自分のいる場所にいなければならず、あなたが開いたり、見ることさえほとんど必要としないため、良い考えです。それらを隠すことで、誤ってそれらをぶつけないようにし、C:ドライブフォルダを見るときの秩序や幸福感を高めます。

ヒント#22。デスクトップを整理する

デスクトップはおそらく、(組織の観点から)Windowsコンピュータの中で最も悪用されている部分です。これは通常、すべての着信ファイルのダンプ・グラウンドとして使用されます。また、使用されているアプリケーションのアイコンと、定期的に開いているファイルやフォルダを保持します。それはしばしば、制御されない混乱に終わる。あなたがこれを避けることができるかどうか見てください。理由は次のとおりです…

理想的な世界では、このように見えるかもしれません

ヒント#23.デスクトップの左上隅から永久アイテムを移動する

Windowsエクスプローラウィンドウでファイル/フォルダをデスクトップにドラッグするか、Internet Explorerからデスクトップにショートカットが作成されると、それらのアイコンは常に左上隅に表示されます。デスクトップ上に永続的に保持する他のファイル、フォルダ、またはショートカットがある場合は、これらの永続的なアイコンを一時的なアイコンから分離することをお勧めします。これを行う簡単な方法は、すべての永久アイコンをデスクトップの右側に移動することです。それは着信アイテムと分離しておく必要があります。

ヒント#24。同期する

If you have more than one computer, you’ll almost certainly want to share files between them. If the computers are permanently attached to the same local network, then there’s no need to store multiple copies of any one file or folder – shortcuts will suffice. However, if the computers are not always on the same network, then you will at some point need to copy files between them. For files that need to permanently live on both computers, the ideal way to do this is to synchronize the files, as opposed to simply copying them.

We only have room here to write a brief summary of synchronization, not a full article. In short, there are several different types of synchronization

A great advantage of synchronization solutions is that once you’ve got it configured the way you want it, then the sync process happens automatically, every time. Click a button (or schedule it to happen automatically) and all your files are automagically put where they’re supposed to be.

If you maintain the same file and folder structure on both computers, then you can also sync files depend upon the correct location of other files, like shortcuts, playlists and office documents that link to other office documents, and the synchronized files still work on the other computer!

Tip #25. Hide Files You Never Need to See

If you have your files well organized, you will often be able to tell if a file is out of place just by glancing at the contents of a folder (for example, it should be pretty obvious if you look in a folder that contains all the MP3s from one music CD and see a Word document in there). This is a good thing – it allows you to determine if there are files out of place with a quick glance. Yet sometimes there are files in a folder that seem out of place but actually need to be there, such as the “folder art” JPEGs in music folders, and various files in the root of the C: drive. If such files never need to be opened by you, then a good idea is to simply hide them. Then, the next time you glance at the folder, you won’t have to remember whether that file was supposed to be there or not, because you won’t see it at all!

To hide a file, simply right-click on it and choose Properties

Then simply tick the Hidden tick-box

Tip # 26. Keep Every Setup File

These days most software is downloaded from the Internet. Whenever you download a piece of software, keep it. You’ll never know when you need to reinstall the software.

Further, keep with it an Internet shortcut that links back to the website where you originally downloaded it, in case you ever need to check for updates.

See tip #33 below for a full description of the excellence of organizing your setup files.

Tip #27. Try to Minimize the Number of Folders that Contain Both Files and Sub-folders

Some of the folders in your organizational structure will contain only files. Others will contain only sub-folders. And you will also have some folders that contain both files and sub-folders. You will notice slight improvements in how long it takes you to locate a file if you try to avoid this third type of folder. It’s not always possible, of course – you’ll always have some of these folders, but see if you can avoid it.

One way of doing this is to take all the leftover files that didn’t end up getting stored in a sub-folder and create a special “Miscellaneous” or “Other” folder for them.

Tip # 28. Starting a Filename with an Underscore Brings it to the Top of a List

Further to the previous tip, if you name that “Miscellaneous” or “Other” folder in such a way that its name begins with an underscore “_”, then it will appear at the top of the list of files/folders.

The screenshot below is an example of this. Each folder in the list contains a set of digital photos. The folder at the top of the list, _Misc, contains random photos that didn’t deserve their own dedicated folder

Tip # 29. Clean Up those CD-ROMs and (shudder!) Floppy Disks

Have you got a pile of CD-ROMs stacked on a shelf of your office? Old photos, or files you archived off onto CD-ROM (or even worse, floppy disks!) because you didn’t have enough disk space at the time? In the meantime have you upgraded your computer and now have 500 Gigabytes of space you don’t know what to do with? If so, isn’t it time you tidied up that stack of disks and filed them into your gorgeous new folder structure?

何を求めている? Bite the bullet, copy them all back onto your computer, file them in their appropriate folders, and then back the whole lot up onto a shiny new 1000Gig external hard drive!

This next section suggests some useful folders that you might want to create within your folder structure. I’ve personally found them to be indispensable.

The first three are all about convenience – handy folders to create and then put somewhere that you can always access instantly. For each one, it’s not so important where the actual folder is located, but it’s very important where you put the shortcut(s) to the folder. You might want to locate the shortcuts

Tip #30. Create an “Inbox” (“To-Do”) Folder

This has already been mentioned in depth (see tip #13), but we wanted to reiterate its importance here. This folder contains all the recently created, received or downloaded files that you have not yet had a chance to file away properly, and it also may contain files that you have yet to process. In effect, it becomes a sort of “to-do list”. It doesn’t have to be called “Inbox” – you can call it whatever you want.

Tip #31. Create a Folder where Your Current Projects are Collected

Rather than going hunting for them all the time, or dumping them all on your desktop, create a special folder where you put links (or work folders) for each of the projects you’re currently working on.

You can locate this folder in your “Inbox” folder, on your desktop, or anywhere at all – just so long as there’s a way of getting to it quickly, such as putting a link to it in Windows Explorer’s “Favorite Links” area

Tip # 32. Create a Folder for Files and Folders that You Regularly Open

You will always have a few files that you open regularly, whether it be a spreadsheet of your current accounts, or a favorite playlist. These are not necessarily “current projects”, rather they’re simply files that you always find yourself opening. Typically such files would be located on your desktop (or even better, shortcuts to those files). Why not collect all such shortcuts together and put them in their own special folder?

As with the “Current Projects” folder (above), you would want to locate that folder somewhere convenient. Below is an example of a folder called “Quick links”, with about seven files (shortcuts) in it, that is accessible through the Windows Quick Launch bar

See tip #37 below for a full explanation of the power of the Quick Launch bar.

Tip # 33. Create a “Set-ups” Folder

A typical computer has dozens of applications installed on it. For each piece of software, there are often many different pieces of information you need to keep track of, including

For each piece of software, it’s a great idea to gather all of these files together and put them in a single folder. The folder can be the name of the software (plus possibly a very brief description of what it’s for – in case you can’t remember what the software does based in its name). Then you would gather all of these folders together into one place, and call it something like “Software” or “Setups”.

If you have enough of these folders (I have several hundred, being a geek, collected over 20 years), then you may want to further categorize them. My own categorization structure is based on “platform” (operating system)

The last seven folders each represents one platform/operating system, while _Operating Systems contains set-up files for installing the operating systems themselves. _Hardware contains ROMs for hardware I own, such as routers.

Within the Windows folder (above), you can see the beginnings of the vast library of software I’ve compiled over the years

An example of a typical application folder looks like this

Tip #34. Have a “Settings” Folder

We all know that our documents are important. So are our photos and music files. We save all of these files into folders, and then locate them afterwards and double-click on them to open them. But there are many files that are important to us that can’t be saved into folders, and then searched for and double-clicked later on. These files certainly contain important information that we need, but are often created internally by an application, and saved wherever that application feels is appropriate.

A good example of this is the “PST” file that Outlook creates for us and uses to store all our emails, contacts, appointments and so forth. Another example would be the collection of Bookmarks that Firefox stores on your behalf.

And yet another example would be the customized settings and configuration files of our all our software. Granted, most Windows programs store their configuration in the Registry, but there are still many programs that use configuration files to store their settings.

Imagine if you lost all of the above files! And yet, when people are backing up their computers, they typically only back up the files they know about – those that are stored in the “My Documents” folder, etc. If they had a hard disk failure or their computer was lost or stolen, their backup files would not include some of the most vital files they owned. Also, when migrating to a new computer, it’s vital to ensure that these files make the journey.

It can be a very useful idea to create yourself a folder to store all your “settings” – files that are important to you but which you never actually search for by name and double-click on to open them. Otherwise, next time you go to set up a new computer just the way you want it, you’ll need to spend hours recreating the configuration of your previous computer!

So how to we get our important files into this folder? Well, we have a few options

There are some other things you may decide to locate inside this new “Settings” folder

Here’s an example of a “Settings” folder

This section details some of the features of Microsoft Windows that are a boon to anyone hoping to stay optimally organized.

Tip # 35. Use the “Favorite Links” Area to Access Oft-Used Folders

Once you’ve created your great new filing system, work out which folders you access most regularly, or which serve as great starting points for locating the rest of the files in your folder structure, and then put links to those folders in your “Favorite Links” area of the left-hand side of the Windows Explorer window (simply called “Favorites” in Windows 7)

Some ideas for folders you might want to add there include

Getting folders into this area is very simple – just locate the folder you’re interested in and drag it there!

Tip #36. Customize the Places Bar in the File/Open and File/Save Boxes

Consider the screenshot below

The highlighted icons (collectively known as the “Places Bar”) can be customized to refer to any folder location you want, allowing instant access to any part of your organizational structure.

Note: These File/Open and File/Save boxes have been superseded by new versions that use the Windows Vista/Windows 7 “Favorite Links”, but the older versions (shown above) are still used by a surprisingly large number of applications.

The easiest way to customize these icons is to use the Group Policy Editor, but not everyone has access to this program. If you do, open it up and navigate to

User Configuration > Administrative Templates > Windows Components > Windows Explorer > Common Open File Dialog

If you don’t have access to the Group Policy Editor, then you’ll need to get into the Registry. Navigate to

HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Windows \ CurrentVersion \ Policies \ comdlg32 \ Placesbar

It should then be easy to make the desired changes. Log off and log on again to allow the changes to take effect.

Tip # 37. Use the Quick Launch Bar as a Application and File Launcher

That Quick Launch bar (to the right of the Start button) is a lot more useful than people give it credit for. Most people simply have half a dozen icons in it, and use it to start just those programs. But it can actually be used to instantly access just about anything in your filing system

For complete instructions on how to set this up, visit our dedicated article on this topic.

Tip #38. Put a Shortcut to Windows Explorer into Your Quick Launch Bar

This is only necessary in Windows Vista and Windows XP. The Microsoft boffins finally got wise and added it to the Windows 7 Superbar by default.

Windows Explorer – the program used for managing your files and folders – is one of the most useful programs in Windows. Anyone who considers themselves serious about being organized needs instant access to this program at any time. A great place to create a shortcut to this program is in the Windows XP and Windows Vista “Quick Launch” bar

To get it there, locate it in your Start Menu (usually under “Accessories”) and then right-drag it down into your Quick Launch bar (and create a copy).

Tip #39. Customize the Starting Folder for Your Windows 7 Explorer Superbar Icon

If you’re on Windows 7, your Superbar will include a Windows Explorer icon. Clicking on the icon will launch Windows Explorer (of course), and will start you off in your “Libraries” folder. Libraries may be fine as a starting point, but if you have created yourself an “Inbox” folder, then it would probably make more sense to start off in this folder every time you launch Windows Explorer.

To change this default/starting folder location, then first right-click the Explorer icon in the Superbar, and then right-click Properties;Then, in Target field of the Windows Explorer Properties box that appears, type %windir%\explorer.exe followed by the path of the folder you wish to start in. For example

%windir%\explorer.exe C:\Files

If that folder happened to be on the Desktop (and called, say, “Inbox”), then you would use the following cleverness

%windir%\explorer.exe shell:desktop\Inbox

Then click OK and test it out.

Tip #40. Ummmmm….

No, that’s it. I can’t think of another one. That’s all of the tips I can come up with. I only created this one because 40 is such a nice round number…

To finish off the article, I have included a few screenshots of my (main) computer (running Vista). The aim here is twofold

Let’s start with the C: drive itself. Very minimal. All my files are contained within C:\Files. I’ll confine the rest of the case study to this folder

That folder contains the following

The Data folder contains the following sub-folders

The Music folder contains the following sub-folders

The Data\Writings folder contains the following sub-folders

(all pretty self-explanatory)

The Data\Development folder contains the following sub-folders

Again, all pretty self-explanatory (if you’re a geek)

The Data\System folder contains the following sub-folders

These are usually themes, plug-ins and other downloadable program-specific resources.

The Mark folder contains the following sub-folders

The Others folder contains the following sub-folders

The VC (Virtual Creations, my business – I develop websites) folder contains the following sub-folders

And again, all of those are pretty self-explanatory.

These tips have saved my sanity and helped keep me a productive geek, but what about you? What tips and tricks do you have to keep your files organized? Please share them with us in the comments. Come on, don’t be shy…

You tip #5 is the bane of our existence and work, though may not be a problem at home. People can save files to a deep folder hierarchy where one drive letter is mapped high in the hierarchy and on one mapped low. When saving to the one lower it works fine. but if they navigate to the file from the higher mapping, and the path + filename length is greater than 250 characters or so, Win Explorer chokes (this applies to XP, and probably Win7). NTFS can have path lengths to 32000+ characters but the MS api’s are still stuck in the 1990s and only handle 256 characters. And if using UNCs then it gets even worse. So use depth with caution!

Wow.. that’s too much even for me:)

Great article, but in this age of always on broadband connections and constantly patched programs I’d argue that keeping setup files for old programs to use later is at best a waste of space and at worst a security risk, other than that my only gripe is that shortcuts and symlinks could create a nightmare for less experienced users once it comes time to backup.

Now if you’ll excuse me I’ve got some organizing to do…

It’s a nice initiative, but __seriously__ you gotta watch the depth of the folders you make, and the length of the files you name, specially when you sync or backup to different media, i.e. CD/DVD, becacuse their file format (ISO9660) is very restrictive wit folder nesting (8 levels deep, IIRC), and Windows has many problems copying and moving files when the whole path is more than 250 chars long. Even WinRAR will point out that error when compressing/decompressing.

Here at the company, people like to be so neatly ‘organized’, naming files like “report on environmental issues discussed at the meeting of march 16.docx” inside a folder named “institutional reports”, which is also into a big, BIG, set of parent folders. In the end you wind up trying to copy that, and getting an “Can not copy file” error in any Windows flavor. We had so many headaches and got so many homicidal tendencies until we had to educate the users to be practical, keep filenames slim and short, and folders tidy and regularly backed up.

Very well written and pretty informative.;I was wondering if having partitions on the same drive will help? Something like different partition for Music and Movies (take up a lot of space!), personal files in another and softwares in another. I like to leave the C drive clean and empty (I have XP).これに関する考えは?

Fantastic Article.

I have started to organise my files in a more efficient way for a while now.

Before Christmas last year, I knew I wanted to upgrade to an iPhone in January when my contract expired but my music collection was a whole load of different must formatted files in one folder, none of them were tagged properly, tons had artwork missing and allsorts. I spent weeks organsing them and retagging each track from scratch and when my iPhone arrived a few months ago I had a perfectly organised collection to move onto it.大好きです。 It just works perfectly. Nowadays, no music is allowed in my collection without it being retagged properly and having it’s artwork embedded within it.

I have very recently started to organise my entire photograph collection whcih is an ongoing project as I ahve thousands of photos all cluttered which need organising so I will keep this ongoing.

Over the next few days, I think I will take some of your tips onboard. Especially about creating my own file structure on the hard disk and not using the built in folders. I had never even thought of doing that but thinking about it, it does make sense!

I already keep folders of downloaded applications and have a folder to keep settings and configuration files in.

In regards to setup applications not being kept up to date. The best way of sorting this out is to look into a proram called Ketarin. You create rules for each program and when run, it follows the rule and checks for an updated version and if one is available, it auto downloads it into the folder of your choice.

I ahve this setup folder to automatically sync onto my external portable HDD so I have all my setups with me when I go to fix other peoples computers!

Comes in very handy!

Another organisation tip you could add is to use an account management software such as KeePass Password Safe 2 to store details of all usernames and passwords for different systems and websites. It’s a great application and has helped me out many times.

Thanks Again

ニール

Wow.. Fantastic writeup… and have been using a very very similar structure and works absolutely sweet.!

Thanks for taking the time to share this massive list of tips. Some good ideas in there for sure.

I have to agree with Carl, you tip# 5 for ignoring folder depth could be a source of real problems. In addition to WinAPI & UNC issues mentioned, massive folder depth can also be an issue with Zip/Archving, and heaven forbid you have to do some data recovery from a bad drive, it could be a complete mess.

My strategy has always been to use multiple physical drives, and separate my data onto 2 or 3 drives. I’ll then have an additional drives for backups (internal or external). I understand this isn’t necessarily cost effective, but it has worked well for me. Using symlinks like you mentioned can allow symbolic consolidation if needed.

And for those on the windows platforms, the free search util ‘Everything’ from voidtools.com is an absolute miracle of searching for files & folders. It’s practically instantaneous, and has changed the way I browse for files & folders.

Thanks again for the article.

Thanks for the very useful tips;one more thing, we can use keyboard shortcuts for launching frequently used applications;(Rightclick shortcuts, Properties, ShortcurKey);like – Word – Ctrl+Alt+W;Excel – Ctrl+Alt+E;Notepad – Ctrl+Alt+N

Very interesting, Mark! I figured I would chime in on how I organize my folders, as I too have gone through many iterations of organizational systems.

On my Windows machine, I have a 64GB SSD and 4 larger (1TB-ish) drives.

The SSD is my C:\ drive, which only contains programs. I’m not a fan of the Program Files directory, because lots of stuff I don’t use gets put in there, so programs that I have actively installed get put into C:\Applications (and C:\Games for games). The Program Files directory ends up being mostly MS software and drivers, which suits me just fine.

My D:\ drive is called “Scratch,” and is essentially the Inbox folder as described in this article. Back in the Win95 days, I had a folder called “Zips” that was the default download location in Netscape (oh yes, Netscape). Over the years, I noticed that my Zips directory kept growing in both size and scope, so recently I’ve been dedicating a whole drive to it — and I’ve renamed it “Scratch”. I have to sort of disagree that it’s important to keep the Inbox folder clean — my Scratch folder is an entire drive because I store a lot of stuff in there. It’s definitely disorganized, but it usually contains things that are consumable — things that I plan to read, listen to, or watch, and then delete. Typically, if looking through Scratch feels overwhelming, then I’ll move some files, but in general there’s an alright balance between the amount of stuff coming into Scratch and how quickly I consume it. If I think that something is worth keeping, then I’ll move it to…

My E:\ drive, which is called “Archive”. It is relatively well organized, though I favour a more breadth-oriented approach than this article’s depth-oriented approach. E:\ contains a bunch of folders — Movies, Music, University Work, etc. — and I tend to only have two or three levels of subfolders in there, max. If a folder contains tons of subfolders, then I will move it to the E:\ root, as it’s probably something I will access relatively frequently. By doing this, I don’t have to rely on shortcuts too much — I should probably make at least a few shortcuts, but with my current system, I haven’t bothered making any yet.

F:\ and G:\ are backup drives. I’ve been using the fantastic backup program Cobain backup to copy any new files on D:\ to F:\, and E:\ to G:\, every night. It gives me peace of mind, though at the moment I don’t have any off-site backup, so it’s all just an illusion!

So yeah, just wanted to add my 2 cents.

Whilest I’m computer enthusiast as well, for me these tips are too geeky because it is possible to organize everything with fewer steps and tips. Computers are meant to simplify our lives and not to spend our lives setting up everything. My tips are the following.;Tip 1: Don’t reinvent the wheel. Microsoft has created a structure to organize files – documents, music, pictures, videos in user directory. Store files there. Create sub folders. Create new libraries in Windows 7 if you need. Don’t store files outside of this structure.;Tip 2: Let go of stuff. Most files are actually don’t need. You don’t need so many movies on your HDD. Use services like Spotify and Netflix to reduce the clutter.;Tip 3: Don’t buy bigger disk if you’re out of space. Delete files.;Tip 4: Create a temp folder in c:\users\\Temp and put ALL temporary stuff there like downloads and extracted files from archives only there. For example, most downloads are not worth keeping and organizing manually. Kill contents of this directory either automatically or each computer start.;Tip 5: If you’re creating a new document by yourself, immediatly put in the right place, as later you won’t have time for this. This is a hard thing to follow, but later it is even more harder.;Tip 6: Back-up. But don’t think long what to back-up. Back-up everything in your user folder except Temp folder. Use off-site back-up if possible. I personally use CrashPlan to back-up all the stuff to my friends. You’ll get all your documents and settings backed up.;Tip 7: Keep your desktop clean. Use Inbox folder, but make sure you don’t put everything there.

Extremely helpful article … Thanks a Lot … really appreciate your time:)

By your experience, did you manage to organize ebooks? Do you or any other member has some tips in this topic?

Great article, complete with real examples! I would make some suggestions by item number.

Why bother organizing: If your Desktop folder is relocated to your self-designated data path, you can in fact clutter it up and still be true to most the methods described in this article. However, Vista Explorer runs slowly if there are too many files in this folder and you probably really have no organization method if too many files are there.

#1 Choose your Organization System Carefully. Good suggestions but the first two (A) by user (B) by source should be rather combined. People are social and this should be the base concept. Then within that base your ideas could be used to create the subfolders. (A) user level lets you get married, divorced, have children. (B) by source lets you have home, multiple jobs, others.;Examples;\Mark\Home\Pix;\Mark\Work\Teaching\3M;\Mark\Work\Writing\WSJ;\Mark\Others\Mom\PhotoScan;\Mark\Others\NonProfit\4HClub;\Emily\Home\Garden;\Common\Audio;\Common\Pix.

The idea about “currentness” is not yet a problem for me in this age of cheap storage, but I think of using the exact same path structure on an archive drive (or DVD) would be my answer. Another idea is to place the archive data on a uniquely-named offline device or DVD, then link (or symbolic link) to it from its original location. When the link is used to offline storage it will not work but the error will name the required device or DVD for you to mount. Again, combining both these ideas is possible.

The careful planning really only needs to be taken three or four levels deep in order to make a structure which can withstand years of use. Trying to plan deeper seems unproductive to me.

Tip #3. Choose the Root Folder of Your Structure Carefully. Additionally, I think this folder should use a symbolic link (symlink) so the data can be taken offline and substituted with a backup as needed.

Tip #5. Don’t be Shy About Depth. But path length can be a problem. I have had some paths so long I could not demote the path another level (intending to place the entirety in a backup folder).

Tip #6. Move the Standard User Folders into Your Own Folder Structure. This method does not work as easily as indicated in Vista. Besides, once you have done it, Windows service pack update tried to recreate them or would not run. YMMV but I decided to link to my folders from the standard user folders and not to fight Microsoft anymore.

Tip #9. Use Shortcuts! Everywhere! Using shortcuts with Windows 7 and its Libraries would, as far as I understand it, result in Duplicates! Everywhere! (I am not a fan of the libraries.) I love shortcuts too. Your article is just a little bit out of date in calling shortcuts the same as symlinks (shown how to create in tip #17). If you use libraries I think our shortcuts are considered unnecessary.

Tips #19 & 20 about the Start Menu: Old habits die hard. I don’t use a menu, just type a keyword and it pops up in Vista, right?

Tip #23. Move Permanent Items on Your Desktop Away from the Top-Left Corner. This is futile;changing desktops, adding monitors, using remote connections — all these rearrange icons. Go do something important instead.

Tip #25. Hide Files You Never Need to See. I wish this really did work for hiding \Desktop\desktop.ini but it doesn’t because I display hidden files. Why was this first introduced as a problem in Vista? XP did not do it.

Tip #27. Try to Minimize the Number of Folders that Contain Both Files and Sub-folders. This is a defect in the way explorer works, not a true filing problem, but I think you’re on to something. A great idea.

What a great article geek.おめでとうございます。 This is the best how-to-organize-my-computer article ever…!!! It’s f*ck*ng complete. Thank you for share it with the world. I’m your biggest fan.

What an inspiring article! I don’t think I’ll ever get *that* organized, but you set a wonderful example.

Maybe this suggestion will help other readers, I hope.;I recently started using a wonderful little tool that can help automate sorting and filing documents. Look for DropIt at portablefreeware dot com, it puts an icon on your screen, and you can configure it to sort your files into different folders based on file names (with or without wildcards) or file extensions.;Drag & drop a bunch of files (or folders) onto the icon, and it sends them all to the targets you designated. (Or add a shortcut to your Send-to folder, and use context menu);(I promise, this is not spam)

It is kind of a tool-for-geeks, because you have to do quite a lot of configuration to get highest performance, but you can set it up to be as simple or as complex as you like.

Very Good article (into which the author has put a lot of thought & effort).;I will forward a link to this article to all my friends (who have been trying to copy my organisational system), as it will help them design & implement their own system(s).

大変ありがとうございます; Roberta

Sorry to say but- Too Long Didn’t Read. This article should have been broken into parts.

I have just completely and thoroughly gutted and organised my Setups folder so each application has it’s own properly named folder and inside is the setup file for that particular application. Each application is then created a profile in Ketarin (if possible, mainly for free downloadable programs).

Basically, All I have to do now, Is open Ketarin and press “Update”. This then checks to see if a newer version of the application is available and if so, downloads it to the relevant folder.

This folder is then synced automatically to my portable HDD so whenever I plug it in, it’s auto updates with latest setup files so I will always have the latest versions when going to work on other peoples systems.

Seems to work pretty well

優れた! I love the part where you encourage sub folders! Perfect for the spring cleaning of my desktop.

Simply wonderful. Your [insert emphasizer word with a negative connotation here] start menu tutorial broke my Windows 7 start menu. Sure I still have all the programs but what good is that when I can’t access them? Would you mind posting the default start menu configuration?

I managed to resolve the majority of the issues within my start menu, (windows some how made parallel start menu folders) but in the process the default items disappeared.

Having worked in a few small creative businesses, we always had problems with windows file names and folders longer than 32 chars (inc extension), files/folders with names longer than 32 chars would simply not appear on the mac at all. The folder depth wasn’t an issue though.

A lot of good advice – thank you!

I think these are great;“Tip #3. Choose the Root Folder of Your Structure Carefully …;“My Documents” is the worst offender. Every second piece of software you install, it seems, likes to create its own folder in the “My Documents” folder. These folders usually don’t fit within your organizational structure, so don’t use them! In fact, don’t even use the “My Documents” folder at all. Allow it to fill up with junk, and then simply ignore it.”

Tip #13. Create an “Inbox” Folder

Tip #23. Move Permanent Items on Your Desktop Away from the Top-Left Corner;My addition: keep at least the four leftmost desktop columns blank for temp inbox use.

Tip #37. Use the Quick Launch Bar as a Application and File Launcher;My tip: I try to limit the number applications I have installed (discounting AHK scripts and the like) to as many icons fit into one column in the quick launch bar popup menu. When the column is full and I install something new then I try to prune an old one. Very often there’s one there that I don’t use anymore.

These I disagree with

Tip #25. Hide Files You Never Need to See;My objection: hiding files is not worth the time. They may also take longer to find when you do need them.

“Only ever have one copy of a file – never have two copies of the same file. Use a shortcut instead”;For files you work on/manipulate it can make sense with many copies. You have a fallback if you accidentally delete or mess up the file. Make a habit of adding dates to the filename to quickly keep them apart.

Some additional tips

a) keep in mind from the start that you will change and improve your sorting system over time. Do NOT stick to a system that does not fit your needs. If you get a new job or a new hobby that permanently involves new types of (sets of) files or new computer use patterns then your sorting system likely needs to evolve.

b) schedule cleanups/checkups for your file system.

c) write notes to yourself (in plain textfiles). For example, if you do manual backups for some part of the file system, write a txt file with your actionable backup plan and place it somewhere obvious. If you make a habit of such notes you will come to trust them and no longer feel the need to keep the actual details in memory (just don’t forget the note!:D)

d) design the system both as a well planned folder hierarchy AND optimized for search.

For good search, first add tags to filenames. Try to tag consistently (consider using an application) but know that your tagset will evolve over time. Second, use good search tools. On Windows systems I recommend the combination of Find And Run Robot (very customizeable, lots of plugins) and Everything (blazing speed).;http://www.donationcoder.com/Software/Mouser/findrun/index.html;http://www.voidtools.com/

e) Like in real life, throw away a lot more stuff! Hoarding temptations can be strong on the computer too. Large files are especially useful to prune as they take up space and slows down backups. For example, I kept old linux iso files from different versions of different distros, well over 30GB of data. I didn’t use them, I just kept them. Then it struck me: they are forever archived online already, just clicks away. I deleted them and kept only a txt list of distros I’ve tried. It is 30kB in size.

Good article but really should have been broken down into parts and posted over a period of four days.;But its always nice and worth the effort to follow an organized filing structure be it at home computer or at work place computer.

With the help of a friend I managed to both fix my start menu and keep a back up of the default start menu, but I would like to gain a better understanding of how you organized your start menu without both ruining the Startup folder and losing most of the default applications.

素晴らしいチュートリアル。 I’m like the friend who doesn’t have time for too much organizing. Is there a software program that can perform a similar job on all my computers? Thanks;NR;Washington DC;“I have nothing but troubles with my car. Every Sunday I take my family out for a push.” (Dangerfield:)

Try not to take that orderly custom (compulsion) into a sexual situation because you’ll mess it up. It seems you don’t get much along with Shortcut Keys otherwise should know how handy Win+E is. For the fun of it, try within Sandboxie, ZenKEY, Tidy Start Menu, Launchy, KO Approach and with Tweak UI (Powertoys for Windows) the Places Bar are easily set. All of these are freeware.楽しむ。

Let say my computer have 3 users..;Create a folder “Storage” in Local Disk D.;“D:\Storage\”;In the Storage folder, create 3 folders named the user name.;Creating Shortcut.;Go to “C:\WINDOWS\” (in Windows XP);Create 3 shortcuts for the 3 users;ex. for the user named John the shortcut goes to “D:\Storage\John\”;I put it in “C:\WINDOWS\” because it can be easily accessed with the run box.;Now i only need to type “John” in the run box to open John’s Document.

Way to complex and detailed. 6 levels deep, get real. THINK office filing cabinets, simple direct and easy to use.

Desktop, think office desk. Yes I have a pad on my office desktop for writing, hence WORD on my virtual desktop. I have active files on my desktop (budgetting.xls), a calendar, a printer and all of these are shortcuts on my desktop.

As someone else said, why re-invent the wheel. A person that will follow all these instructions, already probably has an effective organizing system. Those that don’t won’t follow all this either. It makes little difference on what you call the folders or where you put them. Organized is organized is organized, a new ‘system’ doesn’t help the disorganized.

Too long for me to read, but I do pride myself on having a well organised filing system. My main method (apart from using relevant folders – but not too many because long file names mess up backups as someone noted), is to prefix similar files with the same coded reference, for example, everything related to children is ‘kds_’, or everything related to my blog starts with ‘bg_’;Also – very important – write dates backwards (yymmdd) – eg kds_100101_InsuranceInfo, this means that when files are ordered by filename, the dates get organised chronologically

most of the time i listen to audiobooks while surfing the net, i love to multitask he he.

ありがとう! Not all tips applies for me, but there is a lot of good ideas.

Wow, what a long, complicated story.

Buy a Mac, and your life will be different. All your six senses will improve, as well as your sex life. You will no longer have those mood shifts, no longer be aggressive and nasty. You will have a sense of humor again. You will start noticing and enjoying people around you. No more kicking your computer, no more slamming the enter, delete or esc keys. No wonder Mac-Users live longer.;Have a virus-free, fun-filled computer experience: Get rid of your PC-headaches and fits of madness: Buy a Mac.

Okay i have a slighty different problem from you guys i have an external drive and between work school and personal pics videos etc i dont have the time to sort and maintain it as i should have is there a software that can sort through my hard drive and file away the items on my hardrive based on file type for eg..exe. wmp. jpeg etc. also identifying duplicated files this would be a dream come through i dont have the time of day to go through a 1000gigs of folders and sub folders please help.

犬の馬は女性の馬にはめったに存在しないため、通常、馬の馬は雌よりも4つ多く歯があります。